分布式团队管理：HR 专业人士的全面指南
2018年，仅有16%的公司完全采用远程办公模式。自那时起，新冠疫情极大地推动了远程工作的普及，随着远程办公的兴起，分布式团队已从一个小众趋势转变为主流的成功模式。并非所有公司都适合完全远程办公。但分布式团队确实能提升灵活性、生产力、成本效益和员工满意度。在条件允许的行业里，认真考虑这一模式是时候了。
本指南将深入探讨分布式团队的所有相关内容：包括其定义、运作方式以及如何克服一些最常见的挑战。
一、什么是分布式团队？
分布式团队是完全远程工作的团队，没有实体办公室或总部。实际上，团队成员甚至无需位于同一地理区域。分布式团队可以由来自全球各地的远程工作人员组成。
这些团队利用远程工作软件的基础设施进行协作和沟通。基于云的电话系统、视频会议工具和共享数字工作空间对分布式团队的运作至关重要。
二、分布式团队与远程团队有何不同？
这两个术语常被互换使用，确实存在重叠之处。它们都描述了远程工作的团队，理论上员工可以在任何地方工作。
关键区别在于团队工作的完全远程程度。远程团队是中央办公室总部的延伸，部分员工在现场工作。远程团队成员有时可能需要前往该办公室工作。
以下是远程团队和分布式团队差异的简要指南：
- 远程团队：有一个中央总部，部分员工可以在现场工作；可能需要在办公室工作一段时间；通常位于同一国家或州；有时需要亲自会面。
- 分布式团队：完全远程，没有中央总部；通常无需在办公室工作；可以让员工在世界任何地方工作；通过云技术和视频通话进行通信。
三、分布式团队的优点
为什么选择领导分布式团队，而非远程或混合团队？
为了找出答案，让我们深入探究分布式团队模型的最大优势。
- 为员工提供更大的灵活性：报告显示，91%的受访者喜欢远程工作，其中22%的受访者认为灵活性是其最大好处。员工比以往更需要选择，而全球分布式团队提供了最灵活的远程工作方式。
- 提高工作与生活的平衡和生产力：虽然远程工作可能使员工难以为工作设定明确界限，但统计数据显示，相对而言，远程生活方式能为员工带来更好的工作与生活平衡。
- 提高敏捷性：敏捷的工作场所能快速适应变化，而不会损失生产力或效率。疫情来袭时，我们都看到了敏捷性的好处——最敏捷的公司能轻松适应突然的重大变化。
- 降低基础设施成本：近60%的雇主认为节省成本是远程工作的巨大好处。分布式团队无需实体办公楼。这意味着您可以在以下方面省钱：租金和水电费、员工搬迁、清洁和安全服务、现场IT基础设施、设备、餐饮选择。有了这些储蓄，您的公司能享受更大的利润和更稳定的财务未来。
- 更多元化的人才库：分布式团队能从任何地方招聘。这开辟了更广泛的人才库，为改善工作场所的多样性提供了巨大空间。
- 更广泛的本地市场知识：多元化工作场所的最大好处之一是员工带来广泛的知识和观点。对于国际公司而言，多元化工作环境是职业发展的必要条件。
四、分布式团队的缺点
尽管分布式团队具有重大优势，但也带来了挑战。
以下是一些最大的问题，以及关于如何克服它们的建议。
- 不适合所有类型的公司：这是分布式工作方式的最大障碍，也是最难解决的。一些公司需要员工亲自执行任务，意味着不能完全依赖分布式团队。以下企业面临这个问题：实体店、建筑公司、餐饮服务企业、配送公司。但即使在这些情况下，也有可能将部分团队转为远程模式。如果您的公司有不需要绑定到物理位置的行政或财务职能，可以让这些员工远程工作，而不影响业务。
- 更难建立公司文化：多亏远程工作技术，地理距离从未像现在这样感觉不存在。但物理距离带来了一个关键挑战：建立有凝聚力的公司文化。当人们更难在身体上聚集时，工作场所文化不会自行发展。相反，您需要采取积极措施为分布式团队建立强大的文化。以下是一些步骤，可助您开始：招聘是为了增加文化，而非适应文化；激励对公司价值观的支持；建立员工驱动的文化委员会；自上而下塑造公司文化。
- 来自根深蒂固的工作方式的挑战：在容易进行微观管理的工作场所中，实施分布式团队可能具有挑战性。分布式团队管理要求领导者相信员工能在没有亲自监督的情况下高效工作。但信任和尊重对员工很重要。如果您准备努力提高工作场所的信任水平，从长远来看，员工更可能与您合作。对分布式团队提供的自由持开放态度，能迅速启动公司变革，提高员工满意度。
- 可能使员工感到孤立：远程工作对员工来说并不总是容易。缺乏日常团队互动会导致孤立感，甚至产生家庭工作抑郁。在分布式团队中，这种孤立可能因跨不同时区和文化沟通困难而加剧。作为分布式团队的领导者，您需要创造一种文化，让员工找到共度时光的方法，无论是远程还是面对面。
现在让我们探索一些实现这一目标的最佳方法。
五、管理、激励和协调分布式团队的8个最佳实践
管理分布式团队需要谨慎的方法。您需要从一开始就考虑分布式模型的挑战，然后实施策略，使您和员工能顺利运行。以下可操作的最佳实践可指导您建立真正有潜力取得成功的分布式团队。
1.掌握远程招聘和入职：远程招聘和有效的虚拟入职流程对分布式团队至关重要，能简化招聘流程并提升新员工对公司的承诺和工作满意度。
2.记住培训和技能提升：持续培训和技能提升能保持分布式团队的敏捷性，帮助公司保持创新前沿，并减少引入新员工的需求，提高员工保留率。
3.设定明确的期望和界限：为分布式团队设定明确的期望和健康的界限，避免微观管理，明确职责，制定政策以阻止非工作时间交流，提供技术工具支持工作分配，确保员工合理休假。
4.灵活思考：分布式团队挑战了传统工作观念，管理者应关注团队的结果而非投入，灵活思考工作方式，使员工享受更好的工作与生活平衡。
5.投资基础设施：为分布式团队投资技术基础设施，包括视频会议软件、消息应用程序、项目管理工具、基于云的电话系统、文档存储工具和协作工具，确保团队不受技术限制。
6.建立社区意识：在分布式团队中培养社区意识，通过促进欣赏和赞美的文化，以及创建表扬和庆祝彼此工作的频道，来增强团队精神。
7.营造签到文化：鼓励团队成员之间定期接触，通过一对一会议和定期的视频签到会议，保持联系，增强团队凝聚力。
8.组织年度聚会：为分布式团队提供年度聚会资金，作为建立团队精神和士气的机会，促进团队协作、凝聚力和新想法的产生。
六、总结
分布式团队虽具挑战性，但实施得当能带来卓越成效。员工能享受更灵活、更平衡的生活，而经理和领导者则能收获更高效、更多元化且更敬业的团队。
分布式团队模型正是为了应对后疫情时代职业环境的种种挑战。现在是时候摒弃旧有的工作观念，积极拥抱创新与变革了。
您是否已准备好迈入分布式团队模式？不妨先通过我们的人才测评系统，确保所招聘的员工能满足分布式团队的期望，并深入了解如何维持远程员工的敬业度与工作投入，让团队持续高效运转。
